تساعد الأسئلة الجيدة جميع المشاركين على العمل من أجل تحقيق نتيجة "مربحة للجانبين". يجب استخدامها لتوضيح المعلومات ، وليس التحقير أو النقد. قال القديس فرنسيس: "اسعوا إلى الفهم [بدلاً] من أن تفهموا." يصعب الحصول على الفهم دون جمع المعلومات الصحيحة أولاً.
الكلمات الدالة:
الإدارة ، والقيادة ، والأعمال التجارية ، وعلاقات مكان العمل ، وحل النزاعات ، والتواصل ، والاستماع ، واتخاذ القرار
نص المقالة:
لقد نما إلى علمك أن أحد العملاء قد قدم شكوى بشأن السيد سميث ، أحد موظفيك. بينما يخبرك حدسك أن العميل ربما يكون قد بالغ في رد فعله قليلاً ، هناك معلومات كافية لتبرير لقاء مع السيد سميث. أنت تعلم من التجربة السابقة أنه حساس إلى حد ما للنقد ، لكن لديك العديد من المخاوف المشروعة. كيف يمكنك الحصول على المعلومات التي تحتاجها دون إثارة رد سلبي من السيد سميث؟
أنت تلتقي بمورد متأخر عن الجدول الزمني وميزانية لمشروع ما. أنت لا تريد تعريض الوظيفة للخطر ولا تريد إنشاء جسر مع هذه الشركة. ومع ذلك ، فأنت غير راضٍ على الإطلاق عن الطريقة التي تسير بها الأمور وتحتاج إلى إعادة بعض الإجابات إلى نائب رئيس العمليات. ما هو أفضل نهج لديك؟
يتطلب الأمر تعاونًا بين كل شخص معني لضمان التشغيل السلس لشركة أو مؤسسة. هذه ليست مهمة صغيرة وفي هذه العملية من المحتمل أن تكون هناك تحديات شخصية مستمرة. سواء كنت بحاجة إلى معلومات لمساعدتك في تلبية حاجة العميل ، أو حل مشكلة تتعلق بالموظف ، أو معالجة مشكلة ما بشكل فعال مع البائع ، فإن طرح الأسئلة الصحيحة بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.
تساعد الأسئلة الجيدة جميع المشاركين على العمل من أجل تحقيق نتيجة "مربحة للجانبين". يجب استخدامها لتوضيح المعلومات ، وليس التحقير أو النقد. قال القديس فرنسيس: "اسعوا إلى الفهم [بدلاً] من أن تفهموا." يصعب الحصول على الفهم دون جمع المعلومات الصحيحة أولاً.
من أجل طرح الأسئلة الصحيحة بالطريقة الصحيحة ، تحتاج إلى مراعاة العديد من القواعد والاستراتيجيات الأساسية:
استمع! عندما يشعر شخص ما بالفهم فإنه يكون أكثر تقبلاً لآراء الآخرين وأفكارهم وأسئلتهم. إعطاء شخص ما الفرصة ، دون مقاطعة ، للتعبير عن نفسه بشكل كامل ينقل الاهتمام بما يجب أن يقوله ويحترمه كشخص. وبنفس القدر من الأهمية ، فإنه يسمح لهم "بإخراجها من صدرهم" ، وإطلاق العنان للمشاعر التي قد تمنع الحوار البناء.
تحكم في عواطفك. إذا كنت غاضبًا أو خرجت عن نطاق السيطرة ، فستفقد الاحترام والمصداقية. إذا تحول إحباطك إلى غضب ، فقد يكون من الأفضل تجنب طرح الأسئلة حتى تتمكن من النزول من المصعد العاطفي. كما نصح توماس جيفرسون ، "إذا كنت غاضبًا ، فعد إلى عشرة قبل أن ترد. إذا كنت غاضبًا حقًا ، فاحسب حتى 100 ".
ابدأ بشيء إيجابي. بغض النظر عن مدى اختلافك مع شخص ما حول قضية معينة ، حاول أن تجد شيئًا إيجابيًا تشاركه بشأنه أو عن جهوده. غالبًا ما يؤدي التعبير عن التقدير أو المجاملة الصادقة قبل طرح سؤالك إلى فتح المستمع لسماع ما تريد قوله. سيُظهر لهم أنك لست العدو وأن لديك القدرة على التفكير بموضوعية. على سبيل المثال ، "أقدر حقًا الوقت والجهد اللذين بذلتهما في هذا المشروع. شكرًا لك. سؤالي لك هو ... "
بناء على اتفاق. إذا كان من المحتمل أن يعكس سؤالك خلافًا أو وجهة نظر بديلة ، فحاول أن تجد شيئًا يمكنك الاتفاق عليه أولاً ثم ابدأ سؤالك به. على سبيل المثال ، "أتفق معك في أننا بحاجة إلى سياسة تحكم هذه المشكلة. سؤالي بخصوص توصيتك للسياسة هو هذا ... "الاتفاق على قضية ، مهما كانت صغيرة ، يضعك في دور عدائي أقل.
تجنب أسئلة "لماذا". يمكن أن تظهر كلمة "لماذا" على أنها اتهامية ، وتنقل خيبة الأمل أو الاستياء. هذه الكلمة الصغيرة لديها القدرة على إثارة رد فعل دفاعي. تحقق مما إذا كان يمكنك إعادة صياغة سؤالك باستخدام "ماذا" أو "كيف" بدلاً من "لماذا" وحذف الضمير الشخصي "أنت". على سبيل المثال ، بدلاً من طرح السؤال "لماذا اتخذت القرار قبل التشاور معنا؟" قد تقول ، "ما الذي جعل من الضروري اتخاذ القرار قبل التشاور معنا؟" يمكن لهذا التغيير البسيط في الصياغة أن يمنع الأمر من أن يصبح أمرًا شخصيًا ويسمح لك بالتركيز على الحقائق.
ابتعد عن الصابون. يستغل الناس أحيانًا الفرصة لطرح سؤال كمنصة للتعبير عما يعتقدون أنه يجب أن تكون الإجابة عليه. إذا كنت تبحث بصدق عن معلومات لزيادة فهمك ، فقم ببناء سؤالك بشكل مناسب حتى تتمكن المناقشة من المضي قدمًا.
تجنب الهجمات الشخصية والسخرية. الأسئلة التي تحتوي على اللكمات الشخصية أو السخرية تقلل إلى حد كبير من قيمة السؤال المهم وقد تعكس نقصًا في النزاهة الشخصية وضبط النفس.